Sursă foto: Pixabay.com

Este foarte important ca documentele dintr-o arhivă să fie organizate într-un mod cât mai riguros pentru a găsi la timp tot ceea ce ai nevoie. Pentru ca totul să fie pus într-o ordine desăvârșită, trebuie să ții cont de câteva reguli de bază pe care le vom detalia în rândurile ce urmează.

Sfaturi pentru păstrarea ordinii în arhiva de documente

Atunci când lucrezi cu un număr mare de documente la care au acces foarte multe persoane, ordinea și disciplina ar trebui să fie reguli de bază. De ce? Pentru ca fiecare utilizator să găsească rapid și cu minim de efort documentul de care are nevoie. De aceea îți oferim câteva sfaturi pentru a face ordine în arhiva de documente:

• Folosește cu încredere cât mai multe cutii pentru arhivarea documentelor, astfel vei economisi spațiu. 
• Păstrează documentele în dosare denumite pe categorii și notează pe fiecare în parte ce fel de acte conțin. 
• Folosește bibliorafturile pentru organizarea documentelor. 
• Păstrează în dosare actele anuale, iar în biblioraft actele pe mai mulți ani, pentru a avea siguranța că tot ceea ce vrei să știi despre acel domeniu se află acolo. 
• Ține bibliorafturile în spații de depozitare potrivite pentru o organizare cât mai bună. 
• Folosește perforatorul sau agrafele de birou pentru a prinde documentele care au mai multe pagini. În acest fel, ai certitudinea că nu se pierde nici o informație, iar toate hârtiile se află la locul lor. 
• Alege câte un raft pentru fiecare categorie de documente pentru a ști exact unde să cauți atunci când ai nevoie de ceva. Cu cât pierzi mai puțin timp în arhivă, cu atât mai mult îți eficientizezi activitatea desfășurată la locul de muncă.
• Actele de care ai nevoie mai des trebuie păstrate într-un loc mai la vedere, pentru a ajunge ușor la ele. Poți folosi un dulăpior separat, unde documentele să fie puse în tăvițe, facilitând astfel accesul ori de câte ori ai nevoie.
• Dacă ai un birou mai generos, poți folosi suporturi cu sertare pe care să le amplasezi pe birou pentru ca actele mai importante să-ți fie mereu la îndemână. 
• La polul opus se află actele pe care le folosești cel mai puțin. Acestea trebuie depozitate undeva în partea din spate, pe rafturi sau într-un spațiu separat, pentru a evita aglomerarea.  
• Toate aceste documente rar utilizate trebuie păstrate într-o sală specială cu dulapuri metalice corect etichetate și cu rafturi numerotate. 
• Organizarea actelor se face, de regulă, în ordine alfabetică.

De ce produse ai nevoie pentru organizare și clasificare?

Pe lângă toate aceste produse specifice, pentru o organizare cât mai eficientă se mai folosesc containere pentru arhivare, separatoare, alonje pentru arhivare, etichete pentru bibliorafturi, mape și serviete.

Cum ordonezi actele?

Actele mai pot fi ordonate și după numele unor companii, a unor persoane ori a unor funcții, după data de primire a unor documente, numele localității sau după denumirea unor subiecte de mare importanță.

Cine trebuie să respecte regulile de organizare a arhivei de documente?

Fiecare firmă sau instituție trebuie să respecte cu precizie aceste reguli pentru o păstrare eficientă a documentelor în sala de arhivare. Acestea trebuie urmate în egală măsură de către fiecare angajat care are acces la arhivă.

Ținând cont de toate aceste reguli reușești de fiecare dată să păstrezi toate documentele în ordine. În caz contrar, arhiva va deveni un adevărat haos iar actele importante se pot pierde foarte ușor.

Vei observa cu siguranță că o bună organizare a documentelor îți va influența în mod pozitiv productivitatea muncii și îți va plăcea din punct de vedere vizual.