Sursa foto: https://pixabay.com/photos/conspiracy-secret-shredded-paper-6936155/

Datele clare, bine organizate și disponibile instant sunt un factor cheie pentru afacerile de succes. Însă, chiar dacă ne aflăm în plin proces de digitalizare, mare parte din informații circulă deocamdată tot în format tipărit, mai ales în cadrul firmelor. Astfel, este foarte ușor ca documente ce conțin detalii confidențiale sau personale să ajungă pe mâini greșite. Simpla aruncare a actelor la coșul de gunoi, fără ca acestea să fie distruse, face ca informațiile sensibile să fie expuse și recuperabile.

Din fericire, companiile se pot proteja de orice furt prin utilizarea unor produse extrem de accesibile: distrugătoarele de documente. Iată de ce sunt atât de importante pentru întreprinderi:

Previn furtul de identitate

Unul dintre principalele motive pentru care în orice companie ar trebui să existe tocătoare de hârtie este evitarea furtului de identitate. Facturi, contracte, avize, extrase de cont, acte bancare, plicuri pe care sunt înscrise adrese de corespondență și multe alte documente fizice pot conține secrete comerciale și informații confidențiale. Datele pot fi utilizate pentru furtul de identitate și comiterea fraudelor.

Distrugătoarele de documente sunt de mare ajutor pentru protejarea identității și intimității tuturor angajaților, partenerilor, clienților sau furnizorilor. Mai mult, în ultimii ani a început să fie aplicat cu atenție și Regulamentul General pentru Protecția Datelor (GDPR), iar cum sancțiunile sunt mari, securitatea informațiilor este esențială pentru întreprinderi și nu se recomandă aruncarea documentelor la gunoi.

Contribuie la reducerea costurilor de stocare

Un proces ordonat și organizat, de distrugere deliberată a datelor, în mod permanent și ireversibil, pentru a le face nerecuperabile, contribuie la eliberarea spațiului și reducerea cheltuielilor de stocare. Dacă firmele și-ar gestiona mai bine materialele printate și excesul de hârtii, ar avea cel puțin o încăpere disponibilă în plus. Dosarele pline cu file consumă timp, spațiu, resurse, iar arhivele fizice sunt dificil de creat și administrat.

Reduc amprenta de carbon

Cu toate că se promovează intens evitarea risipei de hârtie, majoritatea întreprinderilor încă folosesc documente tipărite. Zilnic se imprimă o cantitate semnificativă de hârtie, în orice companie, fapt ce pune o presiune enormă pe resursele mediului natural, dar și pe cele ale societății.

Hârtia imprimată cu cerneală poluează natura, la fel și dosarele, foliile sau mapele din plastic ori alte accesorii utilizate pentru acte. Distrugătoarele de documente pot ajuta întreprinderile să-și reducă volumul de maculatură și să scape în mod ecologic de hârtiile nefolositoare. Pe lângă menținerea confidențialității informațiilor prin mărunțirea actelor, firmele vor avea o atitudine mai prietenoasă cu mediul înconjurător și o amprentă mai mică de carbon dacă folosesc un asemenea aparat și apoi reciclează documentele distruse.

Oferă un nivel înalt de securitate

Dimensiunea particulei tăiate este cea care determină nivelul de securitate oferit de distrugătorul de documente. La nivelul Uniunii Europene, aceste produse sunt clasificate potrivit standardului DIN 66399, care utilizează nivele de securitate de la 1 la 7, în funcție de dimensiunea maximă a hârtiilor tăiate.

În acest sens, distrugătoarele de documente de calitate pot oferi un nivel avansat de securitate întreprinderilor. Pentru asta, este bine de știut că dispozitivele din clasa 1 oferă cel mai slab nivel de protecție, iar cele din clasa 7 un nivel maxim de siguranță.

Distrugătoarele de documente sunt accesorii esențiale pentru companii întrucât ajută la păstrarea confidențialității datelor importante. Aceste dispozitive oferă siguranță, securitate, încredere și protecție, dar contribuie totodată și la reducerea cheltuielilor și eliminarea dezordinii generate de hârtii.